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尤其是长篇的Word,有可能中间的某个段落是从别的文章复制过来的,如果你原样粘贴过来的,那它的字体和你Word本身的字体字号肯定是不同的。这时候可以选用格式刷,对文字和段落的格式进行统一刷新,让文章变成统一的样式。如果是很长的文件,里面包含了很多其他人帮忙协助的部分,我整合它们的时候,为了体现文章的整体性,会把这个文档做成模板,如果想把它做成日后公司的标准文书,还可以选用样式列表。样式列表是对特定状态的字符,例如标题、正文、层级标题甚至是表格等等进行格式化的修订,你只要把它选中了,定义成统一的样式就可以了。
对于页数比较多的文档还可以加入页码。页码实际上是页脚的特定概念,一般插入在右下角比较好。最好插入几分之几页。(总页数当前页数)。
为了使你的文档看起来专业,加了页脚,最好也加上页眉,让每页都变得不同凡响,如果您这篇文档是样章,那就再加个水印,把公司的LOGO添加到底板的水印上,让别人无法复制,让自己的文档变得更个性。
样式列表、格式刷、定义标题、自动目录、页眉页脚和水印、中英文字体的统一定义,都是Word非常好的应用,绝对可以让你的一个普普通通的文档变成高档次的文档,更重要的是这些应用可以大大提高你的工作效率和工作质量。
我觉得Word还有很多有意思的应用。我记得第一次见到“”字时,我不认识是什么字,这个字是我一个朋友发给我的,我看了一遍也没记住,也不好意思问他是什么意思,打我又打不出来。很多人说可以将它复制到搜索引擎上,上网查。其实,通过Word也可以将它查出来。复制“”字,贴到Word里面,通过显示这个汉字的拼音,就可以知道这是什么字了。以后大家遇到不认识的字也可以这么做。
下面说说Office里面另一个很好的应用Excel。
我建议大家养成常用Excel的习惯,在提高Word使用效率的同时,多使用Excel去完成一些使用Word不太方便操作的任务。比如我们做一个Word文档,文档中间连续多页都包含很多不同的数据,使用Excel就可以让这些数据以简化的方式呈现。Word的表格工具只会让表格更好看,而不会让表格更实用。
但是Excel能让表格更实用,比方说,我将不同的数据表汇总在一个表上,为了显示出这些表里数据的关联性,最好用Excel制作一个表单。
尤其是在做商业计划、市场报告或者财务报告的时候,在Word里面插入表格时,一定要选择直接嵌入Excel表格,千万不要用粘贴剪切的方法,把表格直接贴到Word上。这么做是因为如果Word文档里表单的内容修改了,只要单击Word里的这个表单,与这个表单联系的Excel表单也会自动进行修改,哪怕一个数据变了,整个Word文档的数据都会跟着变。这样我们就不用挨个儿重新算一遍了。
我见过很多笨同志,在处理数据文档时,算一个数,就拿计算机改一个数。对这样的同志,恐怕Excel只是个摆设吧。但凡涉及数据方面的文件,用Excel处理肯定比Word方便多了,因为Excel可以自动运算。
可能还有很多人没有搞清楚Excel里ABCDEFG代表的是纵列,1234567代表的是横列。我建议这样的同志,去买本Office软件的书,或者去考个NIT认证、ITAT认证、微软认证,彻底给自己普及一下知识吧。
Excel除了有强大的数据处理功能,还有高效的图表生成能力。在选择图标时,我建议大家摒弃那些花里胡哨的图标,对于商业文档,最好用的是2D平面柱状图和曲线图。这两种图形简单实用,你只要将它的横纵坐标和断点说明白就行了。因为雷达图用多了,老板会看着比较累,并且不见得越全面越花哨就越好,何况还有很多客户是看不懂雷达图的。
在全部处理完毕文档的内容后,准备输出时,我建议把当前编辑好的、已经可以输出的文档另存在一个文档里,大家会问为什么要这么做。为什么呢?无论是在Excel、PPT,还是在Word里面,插入的图片都是矢量图,矢量图虽然可以在不失真的情况下被扩大缩小,但是图输出以后,有可能图片上的字周边会生出弯弯的锯齿状,特别不好看。所以建议大家在输出文档之前,将文档先存在一个备用文件里,以备文件输出以后出现矢量图变化的情况后,用PrntScr键或者QQ抓屏截图去替换输出版本中坏了的矢量图。截下来的图片就变成位图了,位图往往会自动对图片中的锯齿做修正,使它的周边变得平滑。这样图片就不会有锯齿了,看起来也更舒服了。
Office系列中,使用率高的另外一款软件就是PowerPoint—PPT。前面有几个章节我已讲过一些关于PPT的应用。这一章再补充一些。
如果文件中要用到一些表示流程的图,这些图没有复杂到需要用Visio处理的话,就可以选用PPT这个软件来处理。PPT对于制作流程图来说,还是相当方便的。
Visio里面所有的绘画元素,PPT都有,可以直接拿来用。最关键的一点,PPT做完流程图后的截图,没有锯齿,非常漂亮。但是,使用PPT一定要注意的一点是,我在前面的章节多次提到过,字号一定要用18号以上的,否则文字四周会有齿状,非常难看。
PPT要做得漂亮,是需要时间的,如果想又快又好地做好PPT,就要使用一些技巧了。比如说选用母版,实际上就是模板。
有人经常问我:“我想把你那个底图的LOGO挪一挪,为什么怎么挪都挪不动啊?”我说:“哥们,LOGO在母版里呢,只能延续继承使用。”什么是延续继承呢?延续继承就是将位置固定、大小固定、形式固定的图片做成母版,并将段落的大小、缩进、字号等等标准都统一在这个母版里,这样就不用每做一页PPT,还要将所有的东西都调整一遍,图片重贴一遍了。
当用PPT作演讲的时候,我们既要做大纲模式,也要做讲义模式。PPT是可以多屏幕播放的;在投影仪上播放大纲模式的时候,可以在笔记本上同时播放讲义部分,这样就不至于看着大屏幕,却想不起来针对这个大纲自己想讲什么内容了。
在前面的章节中也提到过,在准备PPT演讲展示时或者有重要会议需要用PPT进行演讲的时候,建议大家事先做一个演练彩排。PPT当中有贴心的排练功能,它可以自动计时,方便我们控制每页的演讲时间和节奏。
如果想让自己的PPT不只是单纯的文字配图,可以往里面加入Flash、视频剪辑,或者音乐文件,让它变得更加丰富多彩。这些内容都可以嵌入到PPT的页面中,只需要把想要加入的内容另存为一个自动播放的文件,然后利用演讲功能自动设定每段要播放的时长,然后选用循环播放或者单一播放的形式就可以了。当然嵌入声音还有一个技巧,一定要设置成不仅在本页播放,这样音乐才会成为整个PPT的背景,循环播放。这些功能都很简单,但它们可以让你的PPT作品极大地丰富起来。
我尝试过PPT更有技术性的功能,有一次,我需要用PPT给我的客户介绍当时我们公司的游戏场地,我们的游戏场地有很多,我需要分别给他们介绍,但是我不想按顺序讲,因为有时候客户会突然问某个场地的情况。所以,我就在PPT里做了特殊的设计:将每个游戏场地的情况做成“事件”的形式,嵌进每个游戏场地这个“对象”里。所以,当我将鼠标移动到某个游戏场地的名字上时,它就可以弹出一个框框,里面便有这个游戏场地的介绍。这种方法很实用,同学们可以去练习制作。
制作PPT时,还有一点需要注意,制作Word和Excel文件时也一样,如果你制作的这个文件是需要通过网络传送的,在给这个文件嵌入任何一个图片后,最后输出前,一定要在随便一个图片上双击,进入图片格式的设置栏(2008是设置栏,2007是设置框),进去以后,点压缩,压缩成邮件的96。dpi格式。用这个邮件的格式,就不会影响到文件在屏幕上看的效果,同时不要在“仅压缩当前文件”对话框里打钩,要全部压缩。对话框有没有打钩会决定两个同样文档大小却迥然不同,一个文档的大小只有几百K,另外文档会是几十兆那么大,尤其是PPT,这种情况最常见。只要你的PPT不会用来打印,一定要全部压缩。
大家一定要知道,PPT的精髓,不在于翻页的时候,内容是一点点以百叶窗的形式显示出来的,还是像飞碟一样转着飞出来,这些花哨的东西弄多了,客户看着会晕乎,并且一点用也没有。
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